Endringer i styret? Husk å endre i BevarHMS

I denne artikkelen står det hva som trengs å gjøres i BevarHMS når stafettpinnen i styret blir overlevert fra det ene styremedlemmet til det andre. Du finner lenke til brukerveiledning hvor det blir detaljert forklart hvordan du endrer ansvarlig for saker, hvordan du sletter tilgang til BevarHMS og hvordan du gir tilgang til programmet. Artikkelen blir lagt ut i Brukerportalen.

 

 

Styret kan endre selv

 

Har du redaktørtilgang i BevarHMS, kan du både fjerne og legge til styremedlemmer i programmet. Vi anbefaler at minst to personer i hvert styre har tilgang som redaktør.

    • Se forklaring til hvordan du gir noen tilgang som redaktør i avsnitt 7 i brukerveiledningen.

 

Hva trengs å gjøres i BevarHMS når et styremedlem slutter?

 

1. Endre ansvarlig for saker

Det er nødvendig å endre hvem som er ansvarlig for utførelse og oppfølging av de saker (aktiviteter, avvik og tiltak) som styremedlemmet har hatt ansvar for. Dette for å sikre at noen overtar ansvaret for å følge opp sakene, se forklaring til hvordan du endrer ansvarlig i punkt 3.1 i brukerveiledningen.

  • Saker som funksjonen «styreleder» står som ansvarlig for, blir automatisk flyttet til neste styreleder.


  • Gi sakene ny ansvarlig før du sletter "kontakt" og "bruker" til styremedlemmet som har vært ansvarlig for disse sakene.

    Dersom ansvarlig ikke blir endret før styremedlemmet blir slettet fra BevarHMS, blir sakene liggende uten at noen har ansvar for å følge dem opp. Ingen blir da varslet når sakene nærmer seg frist for oppfølging. I oversikten over aktiviteter og avvik/tiltak vil disse sakene være merket med "Mangler info".

 

2. Slette tilgang til BevarHMS

Når alle oppgaver er overført til andre, er det klart til at du kan slette styremedlemmets tilgang til BevarHMS. Forklaring på hvordan du sletter tilgang til BevarHMS ser du i punkt 3.2 i brukerveiledningen.

 

Hvordan gi nye styremedlemmer tilgang til BevarHMS?

Du gir nye styremedlemmer tilgang ved å opprette ny kontakt og ny bruker i BevarHMS. Forklaring på hvordan du gjør dette ser du i punkt 3.3 i brukerveiledningen.