Internkontroll betyr å kjenne til aktuelt regelverk, risiko (hva som kan gå galt) og nødvendige forebyggende tiltak. I praksis innebærer dette å følge opp og dokumentere at blant annet jevnlige kontroller/ettersyn og retting av feil og mangler blir utført. Det er styret som er ansvarlig for å iverksette og følge opp HMS-arbeidet i boligselskapet.
Som BevarHMS kunde har du både et verktøy og et oppslagsverk for HMS-arbeidet. Dette bidrar til, dersom det benyttes, å gi styret god kontroll. Dette bidrar også til nødvendig dokumentasjon og gjør det samtidig enklere for fremtidige styrer å fortsette arbeidet.
Se video
I videoen Internkontroll for HMS i borettslag og sameier blir det sett nærmere på hva det innebærer at boligselskapet er pålagt å ha et HMS-system, også kalla et internkontrollsystem.
Pålagt å ha IK/HMS-system
Alle boligselskaper er pålagt å ha et internkontrollsystem for helse, miljø og sikkerhet. Men hva innebærer dette?
For et boligselskap innebærer dette å ha kontroll og styring på:
Og det er styret som er ansvarlig for å iverksette og følge opp HMS-arbeidet i boligselskapet.
Verne om liv, helse og materielle verdier
HMS innebærer å verne om liv, helse og materiell verdier, samt å skape et godt bomiljø for dem som bor i boligselskapet. Folk skal ha det trygt og de skal kunne trives.
Mange ulykker kan skje, istapper kan rase ned fra taket, barn kan skade seg på usikre lekeplasser, og det kan være feil på røykvarslere eller brannalarmanlegg, som kan gi alvorlige konsekvenser.
Internkontroll og lekeplasser
Når det gjelder lekeplasser er det boligselskapet, ved styret, som er ansvarlig dersom noen skades ved lek på boligselskapets lekeplass. For å sikre at styret følger opp sitt ansvar på en forsvarlig måte, er det nødvendig med jevnlig ettersyn og kontroll av lekeplassen. Hvilke rutiner kan du lese mer om i artikkelen «Tilsyn med lekeplasser» i HMS-håndboken. Du finner også aktiviteter og sjekklister for lekeplass i BevarHMS.
Hva kreves av et HMS-system?
Hva som kreves av et HMS-system finner vi i paragraf 5 i Forskrift om helse, miljø og sikkerhet i virksomheter, også kalt Internkontrollforskriften. Hvilke områder (tema) som følges opp i boligselskapets HMS-systemet finner vi gjennom risikovurdering og aktuelle lover og deres tilhørende forskrifter. Med BevarHMS får boligselskapet et tilpasset HMS-system som gir en anbefaling for hvordan aktuelt regelverk kan følges opp.
Aktuelle lover for et boligselskap kan være:
Hva er risiko?
For å bli bevisst på hva som er risiko i eget boligselskap, gjør man en risikovurdering. Dette betyr å kartlegge hva som kan gå galt og samtidig hvilke tiltak som allerede er på plass og eventuelt behovet for ytterligere tiltak. I BevarHMS benyttes en egen risikovurdering med risikopunkter tilpasset borettslag og sameier. Når risikovurderingen er ferdig, er det viktig å være klar over at det er en forventning om at denne blir revidert jevnlig. Vi anbefaler hvert år og ikke sjeldnere enn hvert 3 år.
Vi anbefaler videoen Risikovurdering i borettslag og sameier.
Internkontroll i hverdagen
I hverdagen blir jobben å følge opp aktivitetene, altså oppgaver som gjentas ved en viss hyppighet, og som skal dokumenteres. For aktivitetene er det mulighet for å motta varsler (påminnelser) på SMS og e-post. Eksempler på aktiviteter er tilsyn av lekeplass, årlig kontroll av tilfluktsrom, el-sjekk i fellesarealer, egenkontroll av bygning og kontroll av ulike brannverntiltak i fellesarealer m.m. For enkelte aktiviteter benyttes sjekkliste som en hjelp til hva som skal kontrolleres.
Informasjon om hvilke lovkrav som gjelder og hvordan dette skal følges opp i praksis, er samlet i en HMS-håndbok i BevarHMS. Detter er styrets oppslagsverk, og her kan man også søke seg frem.
Årlig gjennomgang
For å sjekke at HMS-systemet fungerer og at det er oppdatert i forhold til endringer i regelverket, skal det utføres jevnlig en gjennomgang av systemet. Som kunde av BevarHMS får du bistand av ditt boligbyggelag til dette.
Lenker
DSB:
Lovdata: